Organizar una ponencia profesional es un proceso complejo que requiere una gran dedicación de tiempo para conseguir que todo salga bien y evitarnos la necesidad de improvisar en el momento en el que tenga lugar nuestro congreso.
Aquí te dejamos los consejos más importantes a tener en cuenta a la hora de organizar una ponencia de forma profesional.
Primera etapa: planificación de la ponencia
Si eres un organizador de eventos, ya sabrás que es primordial para el correcto funcionamiento de las fases que le suceden. Aquí quedarán establecidas las bases del congreso a través de pensar en los puntos siguientes.
Temática de la ponencia
Lo primero de todo será definir el tema principal del congreso. Para esto, será necesario estar al día de las novedades y escoger una temática que resulte atractiva para los asistentes quienes, habitualmente, acuden a las ponencias con la expectativa de actualizar y compartir conocimiento de sus materias de estudio e investigación.
Lugar de celebración
Escoger el lugar donde tendrá lugar el congreso es un paso que puede llevarte una gran cantidad de tiempo, en especial porque tendrás que tener en cuenta en qué ciudad de destino se va a celebrar. Te recomendamos que te decantes por sitios: con buena comunicación a través de distintos medios de transporte, en especial si va a una ponencia internacional; con infraestructuras que garanticen acoger el evento que estás planificando; con capacidad hotelera suficiente para los asistentes y, además, con una variada oferta turística.
Fecha de celebración
Al igual que sucede con el lugar donde emplazar el congreso, la fecha del mismo no puede ser una decisión al azar, ya que dependerá de la disponibilidad de agendas de asistentes y ponentes; de no coincidir con puentes o festivos que puedan resultar en la negativa de asistentes y festivos ni tampoco con otras celebraciones de interés en la ciudad que has elegido como sede de tu congreso.
Presupuesto
Una vez empieces a tener los aspectos anteriores claros, será el momento de pensar en el presupuesto del congreso y en la cantidad de dinero que gastarás en cada aspecto de su celebración.
Patrocinadores
Quizá quieras plantearte la búsqueda de patrocinios para ampliar tu presupuesto y ahorrar en costes. Dichos patrocinios podrán elegir entre asumir los costes de algunas de las actividades programadas o ceder sus productos a cambio de publicidad o visibilidad a lo largo de la duración del congreso. Para esto necesitarás elaborar un dossier y presentárselo a las empresas que consideres que pueden estar interesadas.
Actividades
Tanto si el congreso va a ser de un único día como si va a tener una duración de varios días, lo mejor que puedes hacer es elaborar actividades complementarias como visitas guiadas a museos o por lugares de interés turístico de la ciudad.
Catering
En este apartado se organizarán los descansos para el café y las comidas del evento.
Programa de actividades y ponentes
El programa de actividades es de los aspectos más relevantes, igual que los ponentes que asistirán, ya que ambos actuarán como atractivo a la hora de conseguir asistentes.
Para ello tendrás que contactar con las personas que quieras que realicen sus ponencias durante el congreso. Además, como nos recuerdan en jsentamans.com, si los ponentes van a ser extranjeros o si piensas que entre los participantes puede haber personas que no hablen la lengua principal del congreso, tendrás que hacerte con equipos de traducción simultánea. Otro tema es proponer actividades extra como talleres o espacios de networking que permita a participantes y asistentes a crear sinergias.
Etapa 2: organizar el congreso
Diseño e imagen del congreso
Será el momento de crear una imagen para el evento, que se aplicará más tarde a todo lo referente a publicidad y comunicación de prensa. Tendrá que ser algo fácilmente asociable al congreso.
Convocatoria
Tendrás que elaborar una convocatoria para el público potencial del congreso resumiendo los aspectos de la primera etapa y añadiendo información sobre precios, forma de pago, etcétera. Así como información para los ponentes relativa a sus trabajos y las fechas límites para presentarlos.
Estrategia de comunicación
Es uno de los puntos más importantes para conseguir el éxito en la planificación de tu congreso. Sin una buena estrategia de comunicación, difícilmente conseguirás atraer a una gran cantidad de asistentes. Te recomendamos que pienses detalladamente qué tipo de comunicación es la más idónea para el congreso que tienes en mente, ya que los medios son muy variados: página web, mailing, publicidad en revistas relacionadas con la temática, televisión, cartelería, redes sociales, prensa escrita y digital, etcétera.
