Cuando tienes un negocio, es muy importante llevar registro de todas las transacciones de venta, para hacer la contabilidad. Además, requieres manejar información referente a ventas, clientes, inventarios, empleados y muchos otros.
Para llevar el control de los cobros al hacer las ventas, se pueden utilizar dos sistemas, siendo el más tradicional la caja registradora. Sin embargo, con el desarrollo de diversas plataformas tecnológicas, han surgido los conocidos como software TPV, que también llevan estos registros.
Las cajas registradoras son mucho más limitadas en sus funciones, aunque son más sencillas de utilizar. Un software TPV es una solución integrada para tu negocio, que se diseña con base a necesidades particulares como hostelería, alimentación o distintos comercios.
¿Qué es una caja registradora?
Se trata de un equipo que puede funcionar de forma mecánica o electrónica y tiene como función hacer el cálculo y la facturación de cada venta que se registra. Las más modernas, tienen integrado un software en un sistema cerrado para llevar los registros y realizar los tickets de venta.
Estas cajas suelen tener un cajón en la estructura del equipo en el que se guarda el dinero y que se cierra de manera automática cuando finaliza la transacción. Solo se abre nuevamente cuando se realiza una nueva venta o si se utiliza una llave especial.
Estas máquinas registran los datos mediante teclado, aunque otras ya incorporan mecanismos táctiles y el uso de pistolas para leer códigos de barra. Según el modelo, la impresora de los tickets puede estar incorporada al equipo o ser una estructura independiente.
¿Qué es un software TPV?
Esta es una herramienta que consiste en un sistema informático que permite realizar la gestión así como controlar todo lo referido a las ventas y otros aspectos del negocio. Con un TPV es posible manejar la facturación, llevar registro de las ventas, inventario, preferencia de clientes o gestionar a los empleados.
Este sistema cuenta con un hardware correspondiente al dispositivo físico del TPV y el software que tendrá distintas características según el tipo de negocio. Por ejemplo, un software para hostelería puede llevar una carta digital y un sistema para tomar las órdenes, mientras que uno para comercios controla envío de pedidos e inventario en la tienda.
Principales diferencias entre una caja registradora y un software TPV
Como puedes apreciar, estos dos sistemas de registro y control de la facturación funcionan de manera distinta. A fin de ayudarte a que definas cuál es el más conveniente para tu negocio, te presentamos las principales diferencias entre ambos:
Forma de instalación y configuración
La instalación de las cajas registradoras es bastante sencilla, debido a que constituye un sistema integrado. Para esto, solo requieres conectarla y posteriormente introducir los productos que se tienen en el inventario con sus precios, a fin de poder hacer el registro y control de las ventas.
Además, la caja registradora trae incorporada la impresora para los tickets, que debe ser alimentada con un papel especial. No requiere una configuración especial y al hacer la venta el código de los productos puede introducirse con una pistola electrónica o de forma manual.
En el caso del software TPV el proceso es un poco más complicado, porque primero se debe configurar el ordenador así como los periféricos asociados. Luego se instala el software elegido, el cual se debe configurar según las necesidades especiales de cada negocio.
Posteriormente, viene el proceso de alimentar la base de datos con los códigos y descripción de todos los productos que se tiene en inventario. A partir de aquí queda listo para usarse y esta base de datos se actualiza de forma automática, a medida que ingresas nuevos productos.
Funcionamiento
Las cajas registradoras funcionan como sistemas cerrados que por lo general no se comunican con otros sistemas, aunque es posible colocar varias en un sistema en red. Estas se pueden programar para que realicen descuentos, abonos o cálculo de impuestos según el tipo de productos.
Por su parte, un software TPV está instalado en el ordenador y tiene capacidad de comunicarse con otros dispositivos. Esto permite generar una red en el negocio y manejar toda la información de forma remota desde tu Smartphone o cualquier otro equipo electrónico conectado.
Una de las grandes ventajas que tiene un software TPV con respecto a las cajas registradoras, son las funciones particulares para distintos tipos de negocio. En este sentido, una de tus mejores opciones es Glop, un software TPV que tiene soluciones particulares para comercios, supermercados, hostelería o tiendas de moda, con diversidad de funciones.
Obtención de datos
Las cajas registradoras son un poco más limitadas porque solo se ingresan mediante el teclado o utilizando las pistolas lectoras de códigos de barras. Algunas ya incorporan algunas funciones táctiles y pueden leer tarjetas magnéticas para procesar ventas con tarjetas de crédito o débito.
El software TPV es mucho más versátil, porque al estar asociado al ordenador permite utilizar distintos medios como el ratón, teclado, las pistolas lectoras u otros medios. Además, se pueden realizar ventas desde dispositivos móviles conectados al software central.
Procesamiento de la información
Una caja registradora solo tiene capacidad para llevar registro de la facturación así como la impresión del ticket de una venta determinada. El acceso a los datos es muy engorroso y debe hacerse casi de forma manual, dificultando hacer un seguimiento histórico de las ventas.
El manejo de la información es otra de las grandes ventajas de un software TPV porque se lleva registro no solo de las ventas, sino de otros aspectos del negocio. Con este es posible manejar el inventario y determinar si es necesario reponer el stock.
Igualmente, puedes visualizar tu volumen de ventas en un período determinado, llevar control de los productos más vendidos o aquellos que tienen poco demanda. Además, es una excelente herramienta para desarrollar programas de fidelización, porque llevan registro de las preferencias de cada cliente.
Forma de imprimir el ticket
En las cajas registradoras, como ya hemos comentado, la impresora viene integrada y generalmente incorpora un chip de control fiscal. Se utilizan rollos de papel especiales que se van cambiando a medida que se agotan.
Con el TPV tienes más flexibilidad, te permite diseñar tus tickets según tus preferencias o necesidades. La impresión se hace mediante una impresora conectada al PC o una impresora fiscal que lleva el control de los impuestos.
Mantenimiento
Una caja registradora necesita hacer mantenimiento de forma regular, que debe realizar un servicio técnico especializado. Esto puede o no estar incluido cuando adquieres la máquina, pero tiene un coste extra y se debe contar con la disponibilidad del técnico, quien debe acudir al negocio.
Para el mantenimiento del software TPV, muchos de los problemas de funcionamiento que pueden presentarse, se resuelven de forma remota. Además, las empresas que te facilitan el software brindan asistencia técnica para la configuración y uso del programa, con una inversión relativamente baja.
